Ottawa 2017

POLITIQUE DE CELEBRATIONS OTTAWA SUR LA COLLECTE, L’UTILISATION ET LA DIVULGATION DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS (« politique de confidentialité »)

OBJECTIF ET PORTÉE DE LA POLITIQUE

Celebrations Ottawa Inc. (« Celebrations Ottawa ») est une société sans but lucratif fédérale. Nous nous engageons à maintenir des normes élevées de confidentialité concernant les renseignements qui nous sont fournis. Celebrations Ottawa adhère à certains principes de protection de la vie privée afin d’assurer la confidentialité des renseignements personnels (tels que définis ci-dessous) qui nous sont confiés. La présente politique de confidentialité a été préparée afin d’affirmer notre engagement à respecter votre vie privée et celle d’autres personnes et à vous informer de nos pratiques concernant la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels recueillis par Celebrations Ottawa. La présente politique de confidentialité s’applique non seulement à Celebrations Ottawa, mais aussi à toutes les sociétés de gestion et d’experts-conseils associées.

RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Aux fins de la présente politique de confidentialité, le terme « renseignements personnels » signifie tout renseignement fourni à Celebrations Ottawa, consigné sous quelque forme que ce soit, concernant une personne identifiable ou une personne dont l’identité peut être déduite ou déterminée à partir des renseignements. La présente politique de confidentialité ne couvre pas les renseignements, consignés sous quelque forme que ce soit, concernant plus d’une personne lorsque l’identité des personnes n’est pas connue et ne peut être déduite à partir des renseignements (« renseignements agrégés »). Celebrations Ottawa se réserve le droit d’utiliser les renseignements agrégés de la façon qu’elle juge raisonnablement appropriée.

RESPONSABILISATION

Celebrations Ottawa prend la protection des renseignements personnels très au sérieux. Ces obligations s’appliquent à tous les gestionnaires, employés, entrepreneurs et agents qui fournissent des services dans le cadre de notre prestation de biens ou de services. Celebrations Ottawa respecte strictement ces exigences. Celebrations Ottawa respecte également d’autres lois applicables, y compris les lois sur la vie privée, sur tous les territoires où Celebrations Ottawa peut exercer ses activités.

Afin de s’assurer de toujours être conforme à ses obligations de protéger les renseignements personnels, Celebrations Ottawa a nommé un agent de protection de la vie privée qui peut être contacté par courriel à [email protected] ou par courrier à Celebrations Ottawa Inc., 1221, chemin Cyrville, bureau B, Ottawa (Ontario) K1J 7S8. Si vous avez des questions, des plaintes ou des préoccupations au sujet de la politique de confidentialité de Celebrations Ottawa ou de vos renseignements personnels, vous pouvez contacter l’agent de protection de la vie privée.

OBJECTIF DE LA COLLECTE, DE L’UTILISATION ET DE LA DIVULGATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

En règle générale, toutes les informations vous concernant, vous et votre organisation, que nous recueillons sont tenues strictement confidentielles et ne sont pas révélées à qui que ce soit sauf si la personne ou l’organisation concernée l’a autorisé expressément ou implicitement.

Dans le cadre de sa relation avec vous, Celebrations Ottawa devra recueillir, utiliser et parfois divulguer divers types de renseignements personnels à des fins diverses. Étant donné la nature de nos services, il est impossible d’énumérer tous les types de renseignements personnels pouvant être recueillis, utilisés ou divulgués. En aucun cas, Celebrations Ottawa ne fait le commerce, la vente ou l’échange contre rétribution des renseignements personnels obtenus. Vous pouvez être assuré que Celebrations Ottawa ne recueillera que les renseignements personnels qui sont nécessaires aux fins suivantes :

  • communication générale avec vous;
  • prestation de biens ou de services que vous avez demandés;
  • traitement des transactions;
  • protection contre les fraudes ou les erreurs;
  • collecte de noms, d’adresses, de détails bancaires ou financiers.

Nous pouvons également analyser les renseignements personnels qui nous sont fournis pour vous offrir d’autres produits ou services. Vous pouvez, à tout moment, nous informer que vous ne souhaitez pas recevoir de telles informations de Celebrations Ottawa.

LIMITE DE LA COLLECTE, DE L’UTILISATION, DE LA DIVULGATION ET DE LA CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Celebrations Ottawa peut recueillir vos renseignements personnels sous quelque forme que ce soit (copie papier/électronique, par voie électronique, par télécopieur, conversations/enregistrements téléphoniques, etc.), mais le fera uniquement par des moyens légaux et uniquement aux fins nécessaires qui vous ont été divulguées.

Celebrations Ottawa vous donne, à vous et à d’autres personnes, un accès général aux sites Web publics et un accès restreint aux extranets. Nos serveurs Web et nos fournisseurs tiers autorisés font le suivi des informations générales sur les visiteurs, comme leur nom de domaine, leur adresse IP et l’heure de la visite. Nos serveurs Web recueillent et regroupent également des informations concernant les pages qui ont été consultées ainsi que des informations fournies volontairement par les visiteurs par l’entremise de concours, de promotions, d’abonnements aux bulletins d’information électroniques ou de sondages en ligne. Ces informations sont utilisées pour mieux servir les visiteurs aux fins suivantes :

  • gérer nos sites;
  • diagnostiquer tout problème technique;
  • améliorer le contenu de notre site Web.

Lorsque vous naviguez sur Internet, vous pourrez aller sur des pages qui utilisent des « témoins ». Les témoins sont de petits fichiers ou éléments d’information qui peuvent être stockés sur un disque dur lorsqu’une personne visite un site Web. Celebrations Ottawa utilise des témoins. La plupart des navigateurs Internet sont initialement configurés pour accepter les témoins. Si vous ne souhaitez pas accepter les témoins, vous pouvez configurer le vôtre pour les refuser ou pour vous avertir lorsque des témoins sont envoyés.

Les renseignements personnels recueillis sous quelque forme que ce soit ne seront conservés par Celebrations Ottawa que le temps nécessaire : a) aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis; b) en vertu de la loi; c) pour régler tout problème qui peut surgir à une date ultérieure. Lorsque vos renseignements personnels ne sont plus nécessaires à ces fins précises, Celebrations Ottawa utilise des procédures sécurisées pour les détruire, les supprimer, les effacer ou les convertir sous une forme anonyme.

CONSENTEMENT

Le fait de fournir des renseignements personnels à Celebrations Ottawa signifie que vous acceptez et consentez à ce que nous recueillions, utilisions et divulguions vos renseignements personnels conformément à la présente politique de confidentialité. Si vous n’acceptez pas ces conditions, vous êtes prié de ne fournir aucun renseignement personnel à Celebrations Ottawa. Certains produits ou services ne peuvent être offerts que si vous fournissez des renseignements personnels à Celebrations Ottawa. Si vous choisissez de ne pas nous fournir les renseignements personnels demandés, Celebrations Ottawa pourrait ne pas être en mesure de vous offrir ces produits ou services.

Le consentement peut être donné de différentes façons, notamment : a) expressément en signant un document, en acceptant par des moyens électroniques ou verbalement ou b) implicitement en fournissant volontairement les renseignements personnels.

Veuillez noter qu’il existe des circonstances où l’utilisation ou la divulgation de renseignements personnels peut être justifiée ou permise et où Celebrations Ottawa doit divulguer des renseignements sans consentement, par exemple, dans les circonstances suivantes :

  • lorsque cela est requis par la loi ou par ordonnance ou par exigence d’un tribunal, d’un organisme administratif ou d’un autre tribunal gouvernemental;
  • lorsque Celebrations Ottawa croit, avec motifs valables, que c’est nécessaire afin de protéger les droits, la vie privée, la sécurité ou la propriété d’une personne ou d’un groupe identifiable;
  • lorsque c’est nécessaire pour déterminer ou percevoir les sommes qui sont dues à Celebrations Ottawa;
  • lorsque c’est nécessaire pour permettre à Celebrations Ottawa d’exercer les recours disponibles ou de limiter tout préjudice que Celebrations Ottawa pourrait subir;
  • lorsque les renseignements sont publics;
  • lorsque Celebrations Ottawa est obligé de divulguer des renseignements sans consentement ou y est autorisé; Celebrations Ottawa ne communiquera que les renseignements qui sont strictement nécessaires.

Vous pouvez retirer en tout temps votre consentement quant à la collecte, l’utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels. Toutefois, la révocation de votre consentement pourrait entraîner notre incapacité à vous fournir des biens ou des services.

DIVULGATION, STOCKAGE ET SÉCURITÉ

Actuellement, Celebrations Ottawa conserve les renseignements personnels principalement dans la ville d’Ottawa et dans les municipalités avoisinantes où peuvent se trouver des installations de stockage hors site. Celebrations Ottawa permet à certains fournisseurs tiers autorisés de stocker certaines informations sur les visiteurs du site Web de Celebrations Ottawa (à savoir les noms de domaine, les adresses IP et les pages consultées, comme décrits ci-dessous) et d’en faire le suivi. Ces informations seront stockées à l’extérieur du Canada si le fournisseur tiers est situé à l’extérieur du Canada. Les renseignements personnels sont toujours assujettis aux lois locales des territoires dans lesquels ils sont recueillis, utilisés, divulgués ou stockés, et les autorités gouvernementales de ces territoires pourraient y avoir accès.

Celebrations Ottawa peut divulguer des renseignements personnels à des organisations qui nous fournissent des services. Les renseignements personnels ne seront fournis à ces organisations que si elles conviennent, par accord contractuel ou tout autre arrangement, d’utiliser ces renseignements uniquement pour fournir des biens ou des services à Celebrations Ottawa et, en ce qui concerne ces renseignements, d’agir d’une manière compatible avec les principes énoncés dans la présente politique de confidentialité.

Celebrations Ottawa a pris des mesures de sécurité matérielles, procédurales et techniques dans ses bureaux et ses dispositifs de stockage de l’information, afin d’éviter la perte, l’abus, l’accès non autorisé, la divulgation ou la modification des renseignements personnels (« atteinte à la protection des données »). De plus, Celebrations Ottawa protège les renseignements personnels en limitant l’accès aux personnes, qui de l’avis de la direction de Celebrations Ottawa, doivent connaître ces renseignements afin que Celebrations Ottawa puisse offrir ses produits ou services.

Aucune méthode de transmission ou de stockage des données n’est parfaitement sécurisée. Bien que les caractéristiques physiques d’un courrier, d’un appel téléphonique, d’une télécopie et d’une transmission par Internet soient différentes, ils peuvent tous faire l’objet de perte, être mal acheminés ou interceptés, et les renseignements communiqués ou transmis peuvent faire l’objet d’une utilisation malveillante. Celebrations Ottawa tente de trouver un équilibre raisonnable entre la sécurité et la commodité. Lorsque nous communiquons avec vous et d’autres personnes, nous pouvons utiliser une méthode de communication qui est moins sécurisée que des solutions de rechange peu pratiques. Par exemple, un courriel peut être envoyé sous forme de texte brut non chiffré parce qu’il se peut que vous ne puissiez traiter facilement un courriel chiffré. Cette approche a été adoptée par souci de commodité.

EXACTITUDE ET ACCÈS

Celebrations Ottawa s’efforce de faire en sorte que tous les renseignements personnels fournis et en sa possession sont exacts, actuels et complets dans la mesure nécessaire aux fins pour lesquelles Celebrations Ottawa les utilise. Si vous croyez que vos renseignements personnels ne sont pas exacts ou si vous souhaitez accéder à vos renseignements personnels, vous pouvez présenter une demande à l’agent de protection de la vie privée.

Nous nous efforcerons toujours de fournir un accès opportun à vos renseignements personnels. Toutefois, il peut y avoir des circonstances où l’accès ne sera pas accordé. Par exemple, lorsque l’accès entraînerait la divulgation de renseignements personnels d’une autre personne et que cette personne refuse de consentir à la divulgation ou lorsque les renseignements sont assujettis à des restrictions légales. Dans tous les cas, vous serez informé de la raison du refus d’accès.

MODIFICATION DES PRATIQUES DE CELEBRATIONS OTTAWA ET DE LA PRÉSENTE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

La présente politique de confidentialité entre en vigueur le 15 octobre 2017. Celebrations Ottawa examinera et révisera périodiquement ses pratiques de protection des renseignements personnels et la présente politique de confidentialité. Dans le cas d’une modification, un avis approprié sera affiché sur le site Web de Celebrations Ottawa. Les modifications apportées à la politique s’appliqueront aux renseignements recueillis à partir de la date de l’affichage de la politique de confidentialité révisée sur le site Web de Celebrations Ottawa ainsi qu’aux informations existantes détenues par Celebrations Ottawa.